Politique de confidentialité

1. Notre engagement

Clinique Hümanïa inc. recueille des renseignements personnels, dont certains touchent votre santé. Ces renseignements sont sensibles et nous les traitons comme tels.

La présente politique décrit en termes simples quels renseignements nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels droits vous pouvez exercer. Elle s'applique à notre site web, à nos formulaires, à notre infolettre, à nos canaux de messagerie et aux services rendus à la clinique.

Nos pratiques respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que les autres lois applicables au Québec et au Canada.

2. Renseignements que nous recueillons

Identification et coordonnées

Nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et, lorsqu'il s'agit d'un enfant, l'identité du parent ou du titulaire de l'autorité parentale.

Renseignements liés à votre santé

Motif de consultation, antécédents pertinents, notes prises lors des séances, suivi et recommandations. Ces renseignements sont recueillis en clinique, dans le cadre de la prestation des soins.

Renseignements liés aux rendez-vous et à la facturation

Historique des rendez-vous, praticienne consultée, service reçu, montants facturés et payés, numéro de police d'assurance lorsque vous nous le communiquez pour la production d'un reçu.

Communications

Contenu des courriels, des messages texte et des messages privés échangés avec nous, y compris ceux traités par l'agent MÏa.

Candidatures

Curriculum vitæ, parcours de formation, expérience professionnelle et coordonnées transmis par le formulaire « Postuler ».

Données de navigation

Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, durée de visite, provenance du trafic et interactions avec nos publicités. Ces données proviennent des témoins et des outils de mesure décrits à la section 9.

3. Comment nous les recueillons

• Directement auprès de vous, en personne, par téléphone, par courriel ou par messagerie;
• par les formulaires du site, notamment le formulaire de candidature et l'inscription à l'infolettre;
• par la plateforme de réservation GoRendezVous, lorsque vous prenez rendez-vous en ligne;
• par les messageries de Facebook et d'Instagram, lorsque vous nous écrivez sur ces plateformes;
• automatiquement, au moyen des témoins et des outils de mesure décrits à la section 9.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Offrir les soins et en assurer le suivi d'une séance à l'autre;
• gérer les rendez-vous, transmettre les confirmations et les rappels;
• répondre à vos questions et à vos demandes;
• produire les reçus et gérer la facturation et la comptabilité;
• vous envoyer notre infolettre, lorsque vous y avez consenti;
• traiter les candidatures reçues;
• comprendre l'utilisation du site, en améliorer le contenu et mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et déontologiques, et faire valoir nos droits s'il y a lieu.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins et nous ne les utilisons pas à d'autres fins sans vous en informer et, si la loi l'exige, obtenir votre consentement.

5. Votre consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir vos renseignements. Ce consentement est donné librement, à des fins précises, et vous pouvez le retirer en tout temps.

Pour les renseignements touchant votre santé, considérés comme sensibles, votre consentement est recueilli de manière expresse, notamment au moment de remplir votre fiche client à la clinique.

Personnes mineures

Les renseignements concernant un enfant de moins de 14 ans sont recueillis auprès du parent ou du titulaire de l'autorité parentale, qui consent en son nom. À compter de 14 ans, le jeune peut consentir lui-même, le parent pouvant également le faire.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en écrivant à [email protected]. Certains renseignements doivent toutefois être conservés pour respecter nos obligations légales et déontologiques, notamment la tenue des dossiers. Le retrait de votre consentement peut, selon le cas, nous empêcher de continuer à vous offrir certains services.

6. Agent conversationnel MÏa

Lorsque vous nous écrivez par message texte ou par messagerie privée sur Facebook ou Instagram, votre échange peut être pris en charge par MÏa, un agent conversationnel automatisé fondé sur l'intelligence artificielle.

• Le contenu de la conversation, votre numéro de téléphone ou votre identifiant de compte social et l'historique de vos échanges sont conservés dans notre outil de gestion des conversations.
• Ces renseignements servent à répondre à votre demande, à assurer le suivi et à améliorer la qualité de nos réponses.
• Les membres de notre équipe peuvent consulter ces conversations et y intervenir en tout temps.
• MÏa ne rend aucune décision à votre sujet. Elle transmet de l'information et oriente vers la prise de rendez-vous. Toute décision concernant vos soins est prise par une personne.
• Vous pouvez demander à échanger avec une personne de l'équipe à tout moment.

Nous vous invitons à ne pas transmettre de renseignements de santé détaillés par messagerie. Ces canaux ne présentent pas le même niveau de confidentialité qu'un échange en clinique.

7. Infolettre

Si vous vous abonnez à notre infolettre, nous conservons votre adresse courriel, votre nom et vos interactions avec nos envois, comme l'ouverture d'un message ou le clic sur un lien, afin d'adapter le contenu que nous vous transmettons.

Chaque envoi comporte un lien de désabonnement. Vous pouvez également nous écrire à [email protected]. Nous conservons ensuite votre adresse dans une liste d'exclusion, uniquement pour éviter de vous réinscrire par erreur.

8. Candidatures

Les renseignements transmis par le formulaire « Postuler » servent exclusivement à évaluer votre candidature. Ils sont consultés par les personnes responsables du recrutement.

Si votre candidature n'est pas retenue, nous conservons votre dossier pendant douze (12) mois, afin de pouvoir vous joindre si un poste correspondant à votre profil s'ouvre. Passé ce délai, il est détruit. Vous pouvez demander sa destruction avant l'échéance en nous écrivant.

9. Témoins et outils de mesure

Un témoin — souvent appelé « cookie » — est un petit fichier déposé sur votre appareil lorsque vous visitez notre site. Il permet au site de fonctionner correctement, de retenir vos préférences et de mesurer la fréquentation.

Les catégories que nous utilisons

Outils tiers

• Google Analytics 4 — mesure de la fréquentation et du parcours de navigation.
• Google Tag Manager — gestion des balises de suivi installées sur le site.
• Google Ads — mesure des conversions issues de nos annonces et diffusion d'annonces ciblées.
• Pixel Meta (Facebook et Instagram) — mesure des conversions et diffusion d'annonces sur les plateformes de Meta.
• HighLevel — plateforme d'hébergement du site, de gestion des formulaires et des conversations.

Gérer vos préférences

Lors de votre première visite, une bannière vous permet d'accepter ou de refuser les témoins facultatifs. Aucun témoin de mesure ou de publicité n'est déposé avant votre acceptation. Vous pouvez revenir sur votre choix en tout temps.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer les témoins ou vous avertir de leur dépôt. Certaines fonctionnalités du site pourraient alors ne plus fonctionner normalement.

10. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas, ne louons pas et n'échangeons pas vos renseignements personnels.

Vos renseignements peuvent être communiqués dans les seuls cas suivants :

• À nos fournisseurs de services, dans la mesure nécessaire à leur mandat : la plateforme de réservation GoRendezVous, la plateforme HighLevel qui héberge le site et les conversations, ainsi que Google et Meta pour la mesure d'audience et la publicité. Ces fournisseurs sont liés par des engagements de confidentialité et n'utilisent vos renseignements que pour les fins prévues.
• À une autre praticienne de la clinique, lorsque la continuité de votre suivi le requiert.
• À votre assureur ou à un tiers de votre choix, uniquement à votre demande et avec votre autorisation.
• Lorsque la loi l'exige, notamment à la suite d'une ordonnance d'un tribunal ou d'une demande d'une autorité compétente.
• Dans le cadre d'une transaction commerciale, comme une vente ou une réorganisation de l'entreprise, sous réserve d'un engagement de confidentialité du destinataire.

Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs, notamment HighLevel, Google et Meta, hébergent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois du pays où ils se trouvent.

Avant de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons que la protection offerte est adéquate, au moyen d'ententes contractuelles appropriées. Vos renseignements de santé et votre dossier client demeurent conservés à la clinique et ne sont pas transmis à ces fournisseurs.

11. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps prescrit par la loi et par les règles de nos associations professionnelles.

À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou rendus anonymes.

12. Sécurité

Nous mettons en place des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol et l'accès non autorisé :

• accès aux dossiers réservé aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions;
• comptes protégés par mot de passe et, lorsque l'outil le permet, par une authentification à deux facteurs;
• connexion au site chiffrée (HTTPS);
• dossiers papier conservés sous clé dans un local à accès restreint;
• sensibilisation de l'équipe à la confidentialité et au secret professionnel.

Aucun système n'est infaillible. Nous nous engageons à réagir promptement en cas d'incident, selon les modalités décrites à la section 14.

13. Vos droits

La loi vous reconnaît les droits suivants sur vos renseignements personnels :

• Accès — obtenir communication des renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement — cesser en tout temps de consentir à une utilisation donnée.
• Suppression — demander la destruction d'un renseignement dont la conservation n'est plus justifiée.
• Portabilité — recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou demander qu'ils soient transmis à un tiers.
• Désindexation — demander que cesse la diffusion d'un renseignement vous concernant, dans les cas prévus par la loi.

Pour exercer un de ces droits, écrivez à [email protected] ou faites parvenir votre demande par la poste à l'attention d'Émy Bellefeuille, responsable de la protection des renseignements personnels, au 2825, rue Curatteau, Montréal (Québec) H1L 6H7.

Nous pouvons vous demander une pièce justificative afin de confirmer votre identité. Une réponse vous sera transmise dans un délai maximal de 30 jours. Le service est gratuit; des frais raisonnables peuvent s'appliquer à la transcription ou à la reproduction de documents volumineux, auquel cas nous vous en informons au préalable.

14. Incident de confidentialité

Si un incident touchant vos renseignements personnels survient et présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en informons dans les meilleurs délais et nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec. Nous tenons également un registre des incidents, comme la loi l'exige.

15. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous vous en informons par un moyen approprié.

16. Nous joindre et porter plainte

Pour toute question ou préoccupation concernant vos renseignements personnels :

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, l'organisme chargé de veiller à l'application de la loi : cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741.